Под сортировкой понимается процесс упорядочения записей в базе
данных (списке) в соответствии с требованиями определенной задачи. Сор- тировку можно производить по одному или нескольким полям (двум или трем), причем если поле содержит разнородную информацию, то сортиров- ка по возрастанию предполагает следующий порядок: числа, текст, логиче- ские значения, значения ошибок, пустые ячейки, а по убыванию соответст-
венно, обратный порядок. (more…)
Для расширения более сложных задач фильтрации используется средст-
во Расширенный фильтр. Пользоваться им немного сложнее. Чем командой Автофильтр, поскольку необходимо предварительно сформировать диапа-
зон условий фильтрации. Построим диапазон условий:
1. Добавьте пять пустых строк перед базой данных, для чего выделите
пять строк таблицы и воспользуйтесь командой Вставка Строки.
2. Скопируйте в первую строку заголовки полей.
3. В пустые строки введите условия отбора в виде неравенств, перечисле-
ний или неравенств с формулами. Используйте условия рис. *3.
Далее установите курсор в любую ячейку списка и выполните команду
Данные Фильтр Расширенный фильтр. Область Обработка предна- значена для определения места обработки списка: выберите переключатель
скопировать результат в другое место, если не хотите испортить список
отфильтрованными записями. В поле Исходный диапазон делаем ссылку на диапазон, содержащий список для фильтрации. Здесь обычно автоматически указывается область всей базы данных, в нашем случае $A$6:$*$18. Далее щелкните мышью в поле Область условий и укажите диапазон условий $A$1:$I$4, сформированный на рабочем листе. Проще всего это сделать, вы- делив нужную область при помощи мыши. Следующим шагом будет переход в поле Поместить результат в диапазон, тоже щелкнув в нем мышью, и ввод ссылку на ячейку, начиная с которой следует выводить отфильтрован-
ные записи, например $*$20. Результат фильтрации увидите на экране.
Под фильтрацией понимается просмотр и отбор записей в базе данных
(списке), отвечающих определенным условиям. (more…)
Самый простой способ выбора информации - воспользоваться извест-
ной командой Форма и в окне диалога щелкнуть по кнопке Критерии. Вве- сти условия отбора в нужные поля и просмотреть подходящие записи, ис- пользуя кнопки Назад, Далее в окне диалога. У этой процедуры есть свои достоинства и недостатки. С одной стороны, выбранные таким образом запи- си, не могут быть выделены из всего списка, т.е. их нельзя скопировать или вывести на печать. С другой стороны, ввод критериев позволяет сократить число записей, отображаемых в форме, что удобно в случае поиска какой- либо конкретной информации. К примеру, найти всех сотрудников, чья фа- милия начинается на букву «И», с окладом более 60 00* рублей можно, задав следующие критерии отбора: букву «И» в поле «Фамилия» (причем можно вводить букву строчную и прописную - результат тот же) и условие > 60000
в поле «Оклад».
После открытия файла нагрузки сотрудников добавим новый рабочий
лист командой Вставка Лист и переместим его в конец рабочей книги, пе- ретащив с помощью мыши. Далее введем название полей и отформатируем
их нужным образом
Надбавка за стаж - 1*% для тех, чей стаж более 1* лет, 10% - более *0
лет, 5% - более 5 лет. Премия составляет 50% от оклада. Занесем в ячейки Н*
и I2 следующие формулы:
=ЕСЛИ(F2>15;G2*0,15;ЕСЛИ(F2>1*;G**0,1;ЕСЛИ(F2>5;G2*0,05;0)))
=G2*0,5
Сформирована первая запись в базе данных. Остальные записи форми-
руются аналогично.
В настоящее время часто используется термин «база данных». И хотя
большая часть населения склонна считать данный термин порождением ком- пьютерной среды, тем не менее, в общем смысле под базой данных может пониматься любая совокупность связанной информации, структурированная
специальным образом и объединенная некоторым признакам. (more…)
В программе Ex*el термин диаграмма используется для обозначения
всех видов графического представления числовых данных. Построение гра- фического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. (more…)
Прежде чем печатать, необходимо убедиться в том, что, во-первых, в
созданных таблицах нет ошибок, во-вторых, что печатный вариант таблицы
будет так же хорош, как и электронный. (more…)
Стандартные функции используются в программе *xcel только в фор-
мулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. В качестве параметра можгут ис- пользоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычис-
ления которого также могут применяться функции. (more…)
Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные дан-
ные, программа Exc*l предоставляет средства для автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполне-
ние числами и автозаполнение формулами. (more…)
Копирование и перемещение содержимого ячеек в E*cel можно осуще-
ствлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с не- большим числом ячеек удобно использовать метод перетаскивания, при ра-
боте с большими диапазонами удобнее пользоваться буфером обмена. (more…)
Относительная адресация. От метода адресации ссылок зависит, что
будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что адреса в ссылках при копировании фор- мулы из одной ячейки в другую автоматически изменяются. Они приводятся в соответствие с относительным положением исходной ячейки и создавае-
мой копии. (more…)
Вычисления в таблицах осуществляются при помощи формул. Формула
может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции *xcel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изме- нять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вы- числения этой формулы. Чтобы увидеть формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сделать ее текущей) и посмотреть на запись, которая
отображается в строке формул. (more…)
Для сохранения файла на диске можно воспользоваться командой
Файл Сохранить. При первом выборе данной команды для новой рабочей книги откроется окно диалога Сохранить как, в котором в поле Папка не- обходимо выбрать диск и место на диск (т.е. папку) для сохранения. Удали- те стандартное имя Книга1 в поле Имя файла и введите свое имя. Обратите внимание, что все таблицы Exce* имеют расширение .xl*, которое присваи- вается автоматически, если в поле Тип файла по умолчанию содержится за-
пись Книга Mi*rosoft Excel.
Процесс форматирования сводится к установке требуемых параметров
для нужных ячеек или областей ячеек рабочего листа. Начнем с выбора па- раметров шрифта. В это понятие, как правило, входят тип шрифта (гарниту- ра), размер (кегль), начертание, цвет и дополнительные эффекты. (more…)
При изучении приемов ввода и редактирования данных может возник-
нуть, возникает вопрос: что делать в том случае, если ширина вводимого в ячейку текста гораздо больше ширины самой ячейки? (more…)
Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю
ячейки, а числа - по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом отформатированы данные, но для человека внешний
вид данных позволяет быстро определить их назначение. (more…)
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из
трех типов: тексту, числу или формуле, - а также оставаться пустой. *xcel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1)
и содержащую все заполненные ячейки. (more…)
Microsoft Excel входит в состав пакета прикладных программ Microsoft
Office. Для запуска текстового процессора на выполнение необходимо вы- брать Пуск Программы Mic*osoft E*c*l. Если на Рабочем столе выне- сена панель ППП Microsoft Office, то для запуска процессора на выполнение можно щелкнуть мышкой по кнопке X, расположенной на данной панели. После запуска программы на экране будет представлено рабочее окно
Mic*osoft Excel (more…)
Макрос - это способ автоматизации часто встречающихся операций.
В простейшем случае макрос создается запоминанием ряда операций, вы- полняемых на компьютере, которые затем воспроизводятся. В Excel суще-
ствуют два вида макросов: командный и функциональный. (more…)
Процедура консолидации позволяет сводить вместе однотипные дан-
ные из одной или нескольких областей-источников, расположенных в раз-
личных файлах или в различных областях одного файла. (more…)
Для сотрудников, занимающих одинаковую должность, подсчитаем
средний стаж работы. Для этого используем команду Данные Итоги. Од- нако предварительно в списке должны быть выделены группы сотрудников с одинаковой должностью, что достигается в процессе сортировки по полю «Должность». В окне диалога Промежуточные итоги (рис. 15) из списка При каждом изменении в выбирается поле «Должность», которое содер- жит группы; из списка Операция - функция Среднее; в поле Добавить итоги по - поле «Стаж работы», по которому и требуется вычислить итоги. Флажок Конец страницы между группами автоматически вставляет конец страницы после каждой группы данных. Флажок Итоги под данными раз- местит строки итогов под соответствующими данными, а строку полных
итогов - последней строкой в таблице.
Если установлен флажок Заменить текущие итоги, то все итоги в
списке заменяются новыми, в противном случае текущие итоги сохраняют-
ся, и к ним добавляются новые. Однако это имеет значение лишь тогда, ко-
гда процедура подведения итогов в списке реализуется не в первый раз. Для избавления от созданных итогов выполните команду Данные Итоги и
щелкните по кнопке Убрать все в окне диалога.